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机要文件管理制度

编辑:  点击数:5217  时间:2016年07月13日

为进一步加强机要文件管理,防止文件丢失和失泄密事件发生,依据有关规定,特制定本制度。

一、机要文件收发登记制度

1.学校所有机要文件的签收、登记、呈批、分发、传阅、回收、归档、销毁工作,由机要室统一负责。

2.对收到的机要件,要注意检查邮封是否破损,逐件核对封内文件。

3.严格收发登记手续。收文登记要注明来文单位、发文字号编号、标题、密级、份数、收文时间;发文登记要注明发文字号、编号、发文时间;严格实行监签手续,杜绝漏签现象。

4.严格遵守季度核文制度,及时进行核查。

二、机要文件办理程序及要求

1.签收。签收机要文件时应认真核对机要编号,启封后按发文通知单逐件清点,重要文件逐页清点,若发现问题,及时向发文机关查询并采取相应的处理措施

2.登记。文件签收后,分类在收文登记簿和发文登记薄上登记,注明来文单位、发往单位、发文字号、文件标题、密级、缓急时限、份数、份号、收发时间等。

3.呈批。及时附上文件处理笺,呈学校有关领导批阅。

4.传阅。严格按《机要文件传阅制度》处理。

5.回收。机要文件传阅完毕后要及时回收,核对入柜,以备存档。

6.归档。机要文件的归档要齐全,分类要准确,并于次年4月底前完成。

7.销毁。机要文件的销毁要严格登记手续,注明所销文件的发文字号、份数及销毁时间。

三、机要文件传阅制度

1.所有机要文件均应先呈学校有关领导阅批,然后按批办的范围进行传阅,一般按领导职务高低、分工下传,杜绝横传、漏传和自行扩大范围现象。

2.文件传阅要迅速、及时。急件随到随办,一办到底。一般件在半月内处理完毕。需要具体落实的文件,先送主管领导提出落实意见,再呈主要领导审阅。

3.文件传阅过程中,若主要领导有批示意见,应认真登记并及时按批示意见办理。需要反馈结果的文件,应及时催办和反馈,并在文件上注明。

4.坚持每日两送两取制度,严禁文件在机要室外过午、过夜。机要员必须把文件亲自交到领导手中,领导不在时,不得擅自放在领导办公室。如确需在中午、夜晚阅文者,要办理借阅手续。

5.机要文件传阅,坚持全流程管理,实行传阅环节登记,请传阅领导在机要文件运转登记表上签字,随时掌握传阅进程,控制文件下落。要掌握传阅时间并及时查看、询问、提醒领导阅文。文件收回后要认真清点、传阅、办理情况的记录要完整清楚。

6.文件传阅、办理完毕后,要认真清点,分类存人保险柜,以备归档和使用。

四、机要文件阅文管理制度

1.阅读机要文件,须经学校党政办公室主任批准。

2.阅读机要文件,一般应在机要室或办公室。

3.阅文者要自觉爱护文件,不得随意乱划、抽页,阅前当面清点,阅后要经机要人员点收并签字。

4.阅文者要严格遵守保密纪律,不该看的机要文件绝对不看,不该问的机密绝对不问,不该说的机密绝对不说,不在非保密本上记录机密内容,确保党和国家机密安全。

5.禁止在机要室内抽烟、大声喧哗和搞任何形式的娱乐活动;无关人员禁止进入机要室;工作人员不得在机要室会私客。

五、机要文件借阅制度

1.机要室一般只负责学校校级领导借阅文件,其他人员确需借阅文件,须党政办公室领导批准,并严格履行登记手续,认真填写文件借阅登记簿和借阅单。

2.查阅绝密级文件,须经学校主管领导批准,并在机要室阅文室内阅读,不得将文件带出机要室。

3.借阅人员要爱护文件,妥善保管,确保安全,不得私自复印、翻印或随意摘录文件内容,不得在文件上涂改、勾划。凡造成文件损坏、丢失者,按有关规定严肃处理。

4.借阅文件一般当天借当天还,最长不超过3天。归还借阅文件时要在《文件借阅登记薄》上注明借阅手续,注明归还日期。

六、机要文件清退销毁制度

1.当年的机要文件应在次年4月底前清退、销毁完毕。

2.清退机要文件,机要员应逐份清点,严格履行签字手续。

3.如有文件丢失,要及时报告主管领导,严格按照《保密法》规定进行处理。

4.文件销毁前要严格清点、登记,经有关领导批准后,实行两人监销,定点销毁,任何单位和个人不得自行销毁。

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